Quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất

Quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất
Quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng tối ưu có thể giúp cho doanh nghiệp tránh được nhiều vấn đề từ phía khách hàng. Hãy nghĩ thử xem… Một đơn hàng bị bỏ qua, thanh toán không thành công hoặc vận chuyển sai địa chỉ sẽ làm khách hàng bực tức. Đây là thái độ mà doanh nghiệp không mong muốn được nhận từ khách hàng.

Trên thực tế, 65% khách hàng sẽ rời bỏ thương hiệu chỉ trong lần đầu gặp sự cố xử lý đơn hàng. Chính vì thế, bạn cần phải có một quy trình xử lý đơn hàng trơn tru cho doanh nghiệp của mình. Sau đây, LAMECO sẽ giới thiệu chi tiết về quy trình này. Hãy chú ý theo dõi nhé!

Quản lý xử lý đơn hàng là gì?

Quản lý xử lý đơn hàng là quá trình nhận, theo dõi và đáp ứng đơn hàng của khách hàng. Quản lý xử lý đơn hàng bắt đầu khi một đơn hàng được đặt và kết thúc khi khách hàng nhận được hàng hóa.

Khi doanh nghiệp càng mở rộng quy mô, tự động hóa và sắp xếp hợp lý quy trình này cực kỳ quan trọng. Ngoài ra, quy mô mở rộng sẽ làm cho doanh nghiệp dễ bị quá tải vì số lượng đơn đặt hàng quá lớn.

Quy trình xử lý đơn hàng

Tại sao bạn cần xử lý đơn hàng một cách chính xác?

Thực hiện triển khai hệ thống xử lý đơn hàng dường như hơi quá sức khi bạn đang điều hành doanh nghiệp với một nhóm nhỏ. Tuy nhiên, một doanh nghiệp lớn cũng có thể sẽ gặp vấn đề với việc xử lý từng đơn đặt hàng một. Sau đây là một số vấn đề được xử lý với hệ thống xử lý đơn hàng chính xác.

Tránh thừa và thiếu hàng

Tỉ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao có thể là một điều tốt ngay cả khi bạn thừa hoặc thiếu hàng hóa. Thừa hàng và bạn không đủ khả năng để nhập thêm hàng mới về để bán cho khách hàng. Thiếu hàng và bạn đang làm khách hàng phải đợi chờ, điều này làm giảm doanh số một cách đáng kể.

Quản lý xử lý đơn hàng một cách trơn tru có thể giúp làm tăng tỉ lệ luân chuyển hàng tồn kho. Từ đó, tránh được nguy cơ thiếu hoặc thừa hàng.

Giảm thiểu sai lầm khi hoàn thành đơn hàng

Bạn có thể dễ dàng tránh được sai lầm khi hoàn thành đơn hàng khi bạn chỉ vận chuyển một vài đơn hàng một ngày. Đơn giản, bạn chỉ cần chọn đúng sản phẩm, đóng gói chuẩn, in nhãn và gửi chúng đi.

Ngày nay, đơn đặt hàng đến mọi thời điểm trong ngày từ các kênh bán hàng khác nhau. Trong lúc đó, khách hàng liên tục thúc giục và nhắn tin hỏi về tình trạng sản phẩm, phàn nàn và yêu cầu hoàn tiền.

Quy trình xử lý đơn hàng

Vấn đề này thường xuyên xảy ra với doanh nghiệp có lượng đơn đặt hàng lớn và có độ phức tạp cao. Sản phẩm lỗi, sai địa chỉ, vận chuyển chậm trễ,… có thể ảnh hưởng tiêu cực tới danh tiếng của doanh nghiệp.

Chính vì thế, bạn cần phải tối ưu quy trình xử lý đơn hàng ngay tại doanh nghiệp. Càng tự động hóa và đồng bộ hóa giúp làm giảm yếu tố rủi ro do con người. Điều này có thể đi sai lệch một vài lần, điều này khó tránh khỏi nhưng bạn vẫn có thể mở rộng doanh nghiệp mà không bị quá tải.

Thông tin đáng tin cậy hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống xử lý đơn hàng cho phép bạn nhìn thấy dữ liệu đơn đặt hàng ngay tại chỗ, làm cho việc phân tích các dữ liệu có sẵn dễ dàng hơn và hỗ trợ ra quyết định. 

Hệ thống cũng giúp cho doanh nghiệp xác nhận được những sự cố theo thời gian thực bởi vì bạn có thể thấy được toàn bộ quy trình một cách tổng thể. Khả năng hỗ trợ ra quyết định theo những thông tin đáng tin cậy có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí trong thời gian dài. 

Giảm lãng phí thời gian

Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử, có thể bạn đang phải đảm đương nhiều công việc như doanh nhân, nhà sáng tạo, người đưa ra tầm nhìn cho doanh nghiệp.

Mỗi giờ để xử lý sự cố thì bạn có thể dành thời gian cho việc phát triển doanh nghiệp thông qua những hoạt động chiến lược như phát triển sản phẩm hoặc xây dựng thương hiệu. Cho nên quy trình xử lý đơn hàng trơn tru có thể giúp bạn tập trung vào những công việc mang tính chất phát triển hơn.

Quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng là một quy trình khép kín, bắt đầu từ việc khách hàng mua sản phẩm và tiếp tục đến khâu vận chuyển và có thể là hoàn trả đơn hàng. Quy trình yêu cầu một vài phần, thường được điều hành bởi một số bộ phận, kết hợp lại với nhau để cung cấp trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện.

Khách hàng đặt hàng

Đơn đặt hàng có thể đến từ nhiều nơi tại nhiều thời điểm thông qua nhiều kênh bán hàng. Để sắp xếp quy trình hợp lý từ khâu kĩ thuật, bạn cần phải quản lý đa kênh một cách tự động. Sau đó, hệ thống cần lưu trữ những thông tin liên quan như chi tiết đơn hàng, chi tiết vận chuyển, địa điểm nhận hàng… từ những cửa hàng online.

Xác nhận đơn hàng

Sau những thông tin đã thu thập được, bạn cần đối chiếu đơn hàng với những sản phẩm có trong kho. Điều này giúp bạn có cơ sở để chốt đơn hàng. Nếu hết hàng, bạn vẫn kịp thông báo lại cho khách hàng về tình trạng đơn hàng. Qua đó, tránh được những sự cố xử lý đơn hàng và không làm ảnh hưởng xấu tới trải nghiệm khách hàng.

Đóng gói

Một khi đơn hàng được xác nhận, thông tin đơn hàng được chuyển tới bộ phận đóng gói. Lúc này, bộ phận đóng gói sản phẩm sao cho đẹp mắt và gọn gàng. Khâu đóng gói cũng quan trọng, bạn cần phải đảm bảo tính thẩm mỹ và nguyên vẹn của sản phẩm.

Quy trình xử lý đơn hàng

Vận chuyển

Đơn vị vận chuyển có thể là của doanh nghiệp hoặc là của những đơn vị đối tác. Bên cạnh đó, bạn cần phải in nhãn sản phẩm trước khi vận chuyển tới khách hàng. Hiện nay, có nhiều phần mềm cho phép doanh nghiệp và khách hàng theo dõi đơn hàng trong quá trình vận chuyển. Phần mềm giúp giảm thiểu rủi ro khi giao hàng tới người tiêu dùng.

Thanh toán

Sau khi khách hàng nhận được hàng, họ sẽ tiến tới bước thanh toán. Nhiều khách hàng có lựa chọn thanh toán qua Internet Banking. Hãy lựa chọn ngân hàng có độ tin cậy cao, bảo mật và được nhiều người tin tưởng. Nếu như khách hàng không ưng ý về sản phẩm, họ có thể yêu cầu trả lại hàng và hoàn tiền (nếu khách hàng thanh toán trước). 

Đổi trả hàng

Có cần thiết luôn chấp nhận đổi trả và hoàn tiền? Hoàn trả hàng là điều không thể tránh khỏi trong thương mại điện tử và xử lý đơn hàng trả lại cực kỳ quan trọng. Nếu khách hàng không hài lòng với quy trình đổi trả hàng thì hầu như họ sẽ không bao giờ mua sản phẩm của doanh nghiệp đấy thêm lần nào nữa. 

Mặt khác, hiểu về các vấn đề gốc rễ của của sự không hài lòng của khách hàng có thể ngăn chặn những vấn đề liên quan tới đổi trả hàng và vấn đề về logistic.

Quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng tối ưu là yếu tố cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Quy trình kém sẽ làm doanh nghiệp gặp rắc rối trong quản lý đơn hàng cũng như là phá hủy niềm tin của khách hàng. Điều này không một doanh nghiệp nào mong muốn cả. 

Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào, đừng ngại liên hệ với LAMECO. Hãy liên hệ với chúng tôi thông qua website LAMECO hoặc fanpage LAMECO để được phản hồi một cách nhanh nhất.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest